「不良品回収の督促状」の書き方・・・督促文の文例・書式・雛形・テンプレート・フォーマット・例文・定型文

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「不良品回収の督促状」の文例

平成○○年○○月○○日

※文書の発信日

定型商事株式会社
○○長　定型文太郎　殿
※相手先会社名と肩書き・氏名

※責任権限を有する者の名で送付します。

雛形商事株式会社　

○○長　雛形明男

※自社名と肩書き・氏名

○○○○回収のお願い

前略　用件のみ取り急ぎ申し上げます。

　平成○○年○○月○○日に貴社より納入頂いた商品○○○○につきましては、受入検査の結果、全品に○○○○の不良があり、その回収をお願いしておりましたが、お約束の回収期日を○○日過ぎた本日現在、未だ回収いただいておりません。

　貴社にも何かとご都合がございましょうが、当方といたしましても、倉庫が手狭なため商品の管理を行ううえで支障が生じております。

　至急、お手配のうえ、回収してくださいますようお願い申しあげます。

不一

※	客観的かつ具体的な事実や経緯の説明が大切です。
※	丁寧かつ礼儀正しい文面で、困惑している状況を示し、スピーディーに対応してもらえるようにしましょう。

「不良品回収の督促状」の書き方

このページは、「不良品回収の督促状」の書き方・文例・書式・雛形・テンプレート・フォーマット・例文・定型文をご提供しています。

◆督促文「不良品回収の督促状」の書き方・ポイント

督促状・督促文は、追及状とも言われ、請求状・請求書を送付した後、請求内容を相手がなかなか履行しない場合に、実行を促す目的で送る文書です。

督促文「不良品回収の督促状」は、相手との円滑な関係を取り戻すために必要な文書です。そのため、冷静に事実を確かめ、感情的になって相手の非を責めることがないように配慮し、トラブルに発展しないように細心の注意を払って作成しましょう。

督促状・督促文では、相手に対して、当方が困惑している状況を示し、スピーディーに対応してもらえるようにしましょう。

督促状・督促文は、文書を送るだけでなく、電話をかけたり、相手方を訪問する等の行動が必要になります。

督促文「不良品回収の督促状」を送るということは、一社員として督促を行うものではなく、会社として正式に督促・追及を行うということです。そのため、督促文の内容はもちろん、督促文を送った後の対応等、しっかり検討した上で送るようにしましょう。

督促文「不良品回収の督促状」には、客観的かつ具体的な事実や経緯の説明が必要になります。そのため、焦ることなく事実関係をじっくり把握し、タイミングよく送りましょう。

督促する案件によっては、解決策や要望を提示することも考えなければなりません。

督促状・督促文を送ったにもかかわらず、相手が誠意ある対応を行わないこともあります。そのような場合には、法的手段を講じる必要がでてきます。督促状・督促文は、法的手段に訴えた場合の証拠となりますので、相手の対応次第で、配達記録や内容証明を利用することも検討する必要があります。

明らかに相手に非がある場合であっても、相手との関係等により、文書による督促を控えたほうがよいケースがあります。「不良品回収の督促状」を送る場合には、細心の注意をはらいましょう。